4. Organisatorische Vorbereitung
4.1 Genehmigung
Um möglichst bald Verträge mit
Beförderungsunternehmen (insbesondere Busunternehmen und Fähren)
abschließen zu können, sollten die erforderlichen Dienstreiseanträge
gestellt werden, sobald Zeitpunkt und Teilnehmer feststehen. Nachträgliche
kleine Änderungen beim Programm oder der Schülerzahl können in
Kauf genommen werden. Der Kostenvoranschlag wird naturgemäß noch etwas
grob ausfallen; man kann sich an den Kosten früherer Begegnungsfahrten zuzüglich
Inflationsrate orientieren oder bei den Beförderungsunternehmen eine vorläufige
Kalkulation einholen. Beiblätter zum Antragsformular sollten (je nach den
Bedürfnissen der genehmigenden Instanz) enthalten:
-
die pädagogischen Ziele der Fahrt mit Hinweisen auf den
Projektcharakter der Unternehmung;
- daraus resultierend die Notwendigkeit einer entsprechenden
Zahl von Lehrerinnen bzw. Lehrern als Begleiter (nicht aber Eltern oder erwachsene
Schülerinnen und Schüler); Teilzeitbeschäftigung ist zu berücksichtigen;
- ein Verweis auf die Schulpartnerschaft, in die die Fahrt
eingebettet ist;
- eine Namensliste der Teilnehmer mit Angabe der Klassen;
- Angaben über Zeitpunkt und Dauer der Fahrt und die Zahl
der ausfallenden Unterrichtstage; findet die Begegnung als Projekt innerhalb
einer Projektwoche statt, so zählen diese Tage nicht als Unterrichtsausfall;
- einen Programmentwurf, der zu diesem Zeitpunkt noch nicht
mit dem Partner im Detail abgesprochen sein muss und nicht endgültig
zu sein braucht, der aber den Projektcharakter der
Fahrt erkennen lässt.