Checkliste: Organisatorischer Ablauf der Vorbereitung einer Internationalen Begegnung

Soweit bestimmte Monate angegeben werden, beziehen sie sich beispielhaft auf eine Durchführung der Begegnung in einer Projektwoche vor den Herbstferien.

Schuljahresbeginn / 13 Monate vorher (August/September)

Anfrage bei den Partnerschulen

Information für die KlassenlehrerInnen, z.B. auf einer Stufendienstbesprechung

Fachkonferenz: Suche nach interessierten KollegInnen, die die Fahrt leiten und begleiten

Pflegschaftssitzungen: Erste Information der Eltern durch die KlassenlehrerInnen

Schulkonferenz: Aufnahme der Begegnung(en) in den Rahmenplan Wandern/Schulfahrten


ca. 12 Monate vorher (Oktober)

erste verbindliche Absprachen mit den Partnerschulen über Termine und Teilnehmerzahl

Informationsschreiben an Eltern und SchülerInnen

Informationsschreiben an KlassenlehrerInnen und FachlehrerInnen; Werbung für die Begegnung(en) im Unterricht


10-11 Monate vorher (November/Dezember)

verbindliche Anmeldung der Teilnehmer

Überprüfung, ob die Angemeldeten den Kriterien genügen


9 Monate vorher (Januar)

endgültige Festlegung der Teilnehmerzahlen mit den Partnerschulen

Losverfahren, Aufstellung einer Teilnehmerliste, Information der beteiligten SchülerInnen


8 Monate vorher (Februar)

Beginn der vorbereitenden Arbeitsgemeinschaft

Erstellung der Fragebögen auf beiden Seiten und Zuordnung der Partner

detaillierte Programmabsprachen mit den Partnerschulen

Anfragen bei Beförderungsunternehmen; Kostenvoranschläge

Dienstreiseantrag

soweit möglich, Beantragung von Zuschüssen (evtl. längere Fristen beachten!)

organisatorische Vorkehrungen in der Schule, insbes. Information der betroffenen KollegInnen

Informationsschreiben an die Eltern der Teilnehmer


nach Eingang der Genehmigung

Abschluß von Beherbergungs- und Beförderungsverträgen


2 Monate vorher (Juni - August)

Regelung der Visafragen

(für Gegenbesuch) soweit nicht schon geschehen, Organisation von Exkursionen und dgl., Absprachen mit außerschulischen Partnern


1 Monat vorher (September)

Elternabend

(für Gegenbesuch) Reservierung schulischer Räume


1 Woche vorher

Abholung von Fahrkarten bzw. Bestätigung von Absprachen mit Busunternehmen

(für Gegenbesuch) Information betroffener KollegInnen, Aufstellung von Stunden- und Raumplänen

(für Gegenbesuch) telefonische Bestätigung von Absprachen mit außerschulischen Partnern (z.B. für Rathausempfang oder Betriebsbesichtigung), Information der Presse


nach dem Austausch

Abrechnung mit Geldgebern und Teilnehmern

Evaluation der Begegnung durch die Teilnehmer

Fertigstellung der Produkte in der nachbereitenden Arbeitsgemeinschaft

Bericht, falls erforderlich

offizielle Dankesschreiben an beteiligte Personen oder Institutionen

evtl. Nachfeier mit Teilnehmern und Eltern